Een toekomstbestendige organisatie

Flexibele organisatie
Lef en vertrouwen is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Daarom doorliepen we in 2019 de pilot "Bouwen aan je inzetbaarheid". Hieraan deden 75 administratief medewerkers en hun leidinggevenden mee. In een jaar tijd maakten we de groep medewerkers bewust van de impact van digitale ontwikkelingen, de impact op hun werk én hun eigen talent. Voor het project kregen we subsidie van het A&O fonds. Deze pilot wordt landelijk uitgerold.
Het project eindigt in februari 2020.

Informatievoorziening
De ICT in de stad is beter vervlochten met ICT op het Stadskantoor. Wifi in de binnenstad en Wifi voor de gemeentelijke kantoren integreerden we tot één omgeving waardoor het beheer eenvoudiger werd.
Ook koppelden we de netwerken voor toezicht van de stad aan het bedrijfsnetwerk van de gemeente waardoor de betrouwbaarheid toe nam.
We voerden een pilot robotisering uit die nog een evaluatie verdient om te bepalen onder welke voorwaarden bredere inzetbaarheid effectief is.

Datagedreven werken kreeg een plek in de organisatie. De opgestelde visie stellen we begin 2020 vast. Deze visie geeft aan dat het belangrijk is om te bouwen aan het fundament voor datagedreven werken. Techniek, inzicht in data en organisatie vragen om een stevige basis waarop we dan kunnen voortbouwen. Dit is ook nodig om de ambities in het masterplan digitalisering een plek te geven. In 2019 leverden we verschillende data- en onderzoeksproducten op waaronder de Staat van Breda, Sociaal Vitaal Breda en de Buurtbarometer.   

De thema’s privacy en informatieveiligheid uit de I-strategie staan onverminderd op de agenda. In 2019 bleek het een uitdaging om deze relatief nieuwe vakgebieden goed in de organisatie te verankeren. Relaties moeten erop kunnen bouwen dat hun gegevens bij de gemeente Breda in goede handen zijn.

In 2019 hebben we het e-depot (digitaal archief) aangeschaft na een aanbesteding. We sloten het e-depot aan op de Bredase digitale infrastructuur.

Huisvesting
In 2019 werkten we de huisvestingsvraag voor verschillende afdelingen uit voor onze stadskantoorlocaties. In 2020 realiseren we een compactere huisvesting en maken we  flexibel gebruik van de verschillende soorten werkplekken waardoor samenwerking en ontmoeten met en voor de stad beter wordt gefaciliteerd.

Organisatie bedrijfsvoering
Om onze SW-medewerkers een duurzaam perspectief op werk te blijven bieden kozen we voor  volledige vervlechting van Atea met de gemeentelijke organisatie. De bedreiging voor de toekomst zit in de oplopende kosten en het afnemende vermogen opbrengsten uit werk te genereren. De vervlechting van ATEA met de gemeentelijke organisatie maakt het mogelijk de kosten te beperken en de effectiviteit te vergroten. Bij deze opgave staat de mens centraal. Dit betekent dat de rechtspositie en de kwaliteit van ondersteuning op gelijk niveau blijven.

De integratie is in 2019 projectmatig ingezet. De daadwerkelijke vervlechting realiseren we voor 1 januari 2021.
Meer meer informatie leest u in Programma 1 Sociaal en Vitaal.

Flexibele organisatie
De interne opdrachtenmarkt Grote Markt gebruiken we om opdrachten aan te bieden aan de medewerkers. De interne doorstroom op deze opdrachten blijft achter bij onze in 2016 geformuleerde ambitie. Een aantal uitvoeringsafspraken rondom flexibele inzet van medewerkers heroverwegen we in 2020. Met de bestaande tools bleek het niet mogelijk om de voorgenomen vervolgstappen te zetten.

Voor het project Arbeidsmarktcommunicatie onderzochten we het imago en de identiteit van de gemeente als werkgever. Om ons imago te versterken zijn concrete acties nodig. Een experiment data-gedreven werven met een doelgroepenanalyse en vacature-verbeteraar gaf duidelijkheid over wat nodig is. Heldere eenduidige externe communicatie en advertentieteksten met een doelgroependashboard gaan de versterking van imago en identiteit geven. In de communicatie benadrukken we de diversiteit in onze organisatie en dat we een sociale werkgever zijn. Vanaf 2020 communiceren en werven we ook via een LinkedIn bedrijfspagina. We vergrootten de expertise van de afdeling Organisatie door een headhuntersteam voor het werving en selectieproces.

In 2019 leidden we 30 projectmanagers en projectleiders op in opgavegestuurd werken via een training projectmanagement van Avans+. Met Avans+ ontwikkelden we ook een opleiding projectmatig werken. Om de competenties te vergroten op het gebied van digitale vaardigheden en i-bewust werken, werkten we in 2019 aan een programma dat in 2020 van start gaat. Aan samenwerken, persoonlijk leiderschap en vitaliteit gaven we in 2019 een flinke impuls. Hierin investeerden we ruim 100.000 euro uit het Centrale Opleidingsbudget.

Stagiaires zijn de medewerkers van de toekomst voor de Stad. In totaal boden we 134 stageplaatsen aan in 2019. Dit is veel meer dan de afgesproken norm van 7,5% op het totaal aantal FTE. Meer dan 40 teams haddenin 2019 ten minste één stagiaire.

De methode strategy deployment hanteren we steeds meer naar data en feiten te sturen op het behalen van doelen. Van 16 trajecten in 2018 groeide het aantal trajecten 20 in 2019.De vraag naar deze methode en begeleiding blijft onverminderd hoog.

Informatievoorziening
Onze apparatuur is goed beveiligd: alle apparaten zijn zo beveiligd dat ze bij diefstal of verlies op afstand gewist worden. We houden alle informatie aan de security kant scherp in de gaten. Zo volgen we onder andere de meldingen op van de IBD (Informatiebeveiligingsdienst) en monitoren we zelf ook op security. De bewustwording in de organisatie van wat werken met persoonsgegevens en gevoelige data betekent verhoogden we door trainingen, workshops, adviesgesprekken en producten.

Bij vervanging van informatiesystemen keken we expliciet naar cloudoplossingen. We vervingen de mailomgeving van de gemeente door een cloudoplossing waardoor we de bereikbaarheid en de onderlinge communicatie flink verbeterden.

Om de ICT-infrastructuur naar een hoger beveiligingsniveau te brengen voerden we verschillende beveiligingstechnologieën in. Samen vormen deze het SIEM (Security Information and Event Management). Hier maakten we een begin mee. Het project CYOD is afgerond en ondergebracht in de staande organisatie.

We troffen voorbereidingen voor de uitrol van het zaaksysteem op de vastgestelde prioriteiten sociaal taakveld, koppelingen en postregistratie.

We werkten aan het opnemen van gemeentelijke bouwvergunningen in het digitale depot. We startten in 2019 met een pilot om op een eenvoudige geautomatiseerde wijze gegevens in documenten te anonimiseren.
Daarnaast troffen we voorbereidingen om voor de bestuurlijke besluitvorming van een maatwerkmodule over te gaan naar een standaardmodule van het zaaksysteem, waarbij het hele proces van vorming tot besluitvorming door de gemeenteraad en/of het college, volledig is geautomatiseerd.
Daarnaast investeerden we in een betere informatievoorziening voor de gemeenteraad.

ENSIA
ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) is een landelijk voorgeschreven sturingsinstrument voor informatieveiligheid. De audit over 2019 liet zien dat wij bij de BRP, Reisdocumenten, BGT, DigiD en Suwinet aan de gestelde normen voldeden. De belangrijkste verbeteracties concentreren zich op informatieveiligheidsmaatregelen, zoals opgenomen in de landelijke BIG.
In 2019 bereidden we ons vooral voor op de opvolger van de BIG, de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). Bijvoorbeeld door het formuleren van het risicomanagementproces op informatiebeveiliging en nieuw strategisch beleid.
Voor de onderdelen BAG (Basisadministratie adressen en gebouwen) en BRO (Besluit Ruimtelijke Ordening) haalden we de norm niet helemaal door ziekte van medewerkers. Om aan de norm te voldoen, stelden we verbeterplannen op.

Archieftoezicht 2019
In het kader van het archieftoezicht houdt de gemeentearchivaris toezicht op de archieven en dossiers van de gemeente Breda die nog niet zijn opgenomen in de archiefbewaarplaats van het Stadsarchief. Het toezicht wordt uitgevoerd met behulp van de Kritische Prestatie Indicatoren voor informatiebeheer opgesteld door de VNG. Tevens wordt de provinciale archiefinspectie geïnformeerd in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht.

In voorgaande jaren werd de jaarlijkse verslaglegging archieftoezicht (incl. verbeterpunten) met een collegebrief  toegestuurd aan de gemeenteraad van Breda. Net zoals vorig jaar wordt dit nu gedaan bij de jaarrekening. De verbeterpunten zijn:

• Optimaliseer het kwaliteitssysteem voor informatiebeheer, zowel fysiek als digitale documenten. In 2019 is hier verder invulling aan gegeven. De structurele inbedding in de PDCA cyclus vraagt extra aandacht.
• In 2019 is de kwaliteit van de fysieke dossiers onderzocht. In 2020 wordt hierover de rapportage opgeleverd en daar waar nodig worden verbeteracties doorgevoerd.
• In 2019 is de achterstand in de werkvoorraad teruggebracht en is nu te overzien. Op basis van ervaringsgegevens wordt in 2020 / 2021 extra aanbod verwacht in verband met de verbouw van het Stadskantoor en de verhuizingen die deze met zich meebrengt.
• In 2019 is gestart met de implementatie van een digitaal archief (technische e-depotvoorziening). Deze wordt begin 2020 opgeleverd. De rand voorwaardelijke richtlijnen moeten in 2020 worden uitgewerkt en vastgesteld.
• De advies- en regierol op het gebied van documentmanagement en digitale archivering is nog onvoldoende ingebed bij de aanschaf of inrichting van informatiesystemen van de gemeente Breda. In 2020 moet meer structureel ingebed zijn.
• Het archiveren in gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente Breda deelneemt zijn voldoende ingeregeld. Het blijft echter een aandachtspunt.

Huisvesting
Het masterplan huisvesting Stadskantoor ontwikkelden we in 2019 en voeren we uit in 2020. De financiële dekking voor de uitvoering van dit plan is inmiddels vastgesteld door de raad.

Organisatie bedrijfsvoering
In 2019 stelden we implementatieplannen op voor de integratie van Atea. In de plannen beschreven we de haalbaarheid van de vervlechting in de bedrijfsvoering. Dit stond in het besluit van de adviesaanvraag.
Meer informatie hierover leest u in Programma 1 Sociaal en Vitaal.